1. Administrator Danych Osobowych

Właścicielem platformy i Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO w odniesieniu do kont Użytkowników (Specjalistów, Właścicieli Gabinetów, Klientów rejestrujących się w portalu) jest:

ITLight Maciej Wawryszuk
Siedziba: ul. Wspólna 13, 21-540 Małaszewicze
NIP: 5372684078, REGON: 529613090
Adres poczty elektronicznej: kontakt@clareo.pl

2. Podwójna rola Clareo (Administrator a Podmiot Przetwarzający / Procesor)

W zależności od relacji i charakteru przetwarzanych informacji, Clareo występuje w dwóch odrębnych rolach prawnych:

  • Jako Administrator Danych (art. 4 pkt 7 RODO): W zakresie danych niezbędnych do rejestracji i obsługi konta w portalu Clareo (imię, nazwisko, e-mail, hasło, dane bilingowe, historia subskrypcji, pliki cookies oraz korespondencja techniczna).
  • Jako Podmiot Przetwarzający / Procesor (art. 28 RODO): W odniesieniu do danych Pacjentów wprowadzanych do systemu gabinetowego przez Psychologów i Kliniki (w tym imię i nazwisko pacjenta, telefon, dane rezerwacji, notatki ze spotkań). W tym przypadku Administratorem Danych Pacjenta pozostaje dany Psycholog lub Gabinet, a Clareo przetwarza te dane wyłącznie w celu udostępnienia bezpiecznej infrastruktury IT na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie następujących przepisów RODO:

  • Świadczenie usług i realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Utworzenie i utrzymanie konta w serwisie, obsługa rezerwacji terminów wizyt, publikacja profilu zawodowego na wizytówce, udostępnienie narzędzi do zarządzania gabinetem.
  • Wypełnienie obowiązków prawno-podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): Wystawianie faktur VAT, prowadzenie dokumentacji księgowej, realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowości.
  • Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego platformy, wykrywanie nadużyć, tworzenie kopii zapasowych, dochodzenie i obrona przed roszczeniami prawnymi, obsługa zapytań przez formularz kontaktowy.
  • Dobrowolna zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): Wykorzystanie opcjonalnych analitycznych plików cookies oraz dobrowolna subskrypcja powiadomień lub newslettera (zgoda może być wycofana w każdej chwili).
  • Dane szczególnych kategorii (art. 9 ust. 2 lit. h RODO): Dane o stanie zdrowia przetwarzane w ramach dokumentacji sesji są wprowadzane i zabezpieczane w imieniu uprawnionych specjalistów podlegających ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy zawodowej.

4. Odbiorcy danych i podmioty współpracujące

Dane osobowe mogą być przekazywane zaufanym podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania usługi:

  • Operator płatności online: Stripe Payments Europe, Ltd. (obsługa bezpiecznych transakcji kartowych i subskrypcji zgodnie ze standardem PCI-DSS).
  • Dostawcy infrastruktury serwerowej i chmurowej: Certyfikowane centra danych zlokalizowane na terytorium Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
  • Dostawcy narzędzi komunikacyjnych: Systemy wysyłki transakcyjnych wiadomości e-mail (powiadomienia o wizytach, reset hasła).
  • Organy publiczne: Wyłącznie w sytuacjach przewidzianych przepisami powszechnie obowiązującego prawa na mocy prawomocnych orzeczeń lub wezwań.

5. Standardy bezpieczeństwa i ochrona danych (art. 32 RODO)

Platforma Clareo stosuje zaawansowane środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie najwyższego poziomu poufności i integralności:

  • Pełne szyfrowanie transmisji danych przy użyciu protokołu TLS/HTTPS z nowoczesnymi szyframi.
  • Separacja danych wrażliwych i notatek sesyjnych w dedykowanym, odizolowanym magazynie danych (Vault).
  • Rejestrowanie zdarzeń dostępowych (Access Audit Logs) – każdy odczyt i edycja karty pacjenta jest odnotowywana w niezmiennym rejestrze audytowym.
  • Ścisła kontrola uprawnień w oparciu o role (RBAC) – brak dostępu administratorów serwisu do treści prywatnych notatek terapeutycznych pacjentów.
  • Automatyczne tworzenie zaszyfrowanych kopii zapasowych (backupów) oraz mechanizmy ochrony przed atakami typu brute-force, SQL Injection i XSS.

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarza Clareo, przysługują następujące uprawnienia:

  • Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO): Uzyskanie informacji o przetwarzanych danych oraz kopii danych.
  • Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): Poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych.
  • Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO): Żądanie usunięcia danych, o ile ich dalsze przechowywanie nie wynika z ciążących na Administratorze obowiązków prawnych.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
  • Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): Otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie maszynowym (JSON/CSV).
  • Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): Wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
  • Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W celu realizacji swoich praw wystarczy przesłać wiadomość na adres: kontakt@clareo.pl.

7. Okres przechowywania danych (retencja)

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

  • Dane konta użytkownika: przez czas aktywności konta w serwisie oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych.
  • Dane księgowe i rozliczeniowe: przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z ustawą o rachunkowości).
  • Dane marketingowe i cookies analityczne: do momentu wycofania zgody lub zmiany ustawień w banerze cookies.

8. Polityka plików cookies i technologie śledzące

Serwis stosuje pliki cookies (ciasteczka) zapisywane w urządzeniu końcowym Użytkownika. Dzielą się one na:

  • Cookies niezbędne (techniczne): Umożliwiają utrzymanie sesji po zalogowaniu, bezpieczeństwo formularzy oraz obsługę płatności Stripe. Są instalowane automatycznie i nie mogą być wyłączone.
  • Cookies analityczne: Anonimowe statystyki odwiedzin pomagające ulepszać funkcjonalności platformy. Są aktywowane wyłącznie po wyrażeniu dobrowolnej zgody w banerze cookies.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić preferencje dotyczące cookies za pomocą przycisku „Zarządzaj cookies” w stopce strony lub bezpośrednio w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej.

9. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa lub wdrażania nowych funkcji technologicznych. O istotnych zmianach zarejestrowani Użytkownicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną lub za pośrednictwem komunikatu w panelu.

← Zapoznaj się także z Regulaminem Świadczenia Usług Clareo